ビジネスシーンで欠かせない名刺交換。
紙の名刺を交換した経験がある人は少なくないでしょう。
しかし、最近では紙の名刺ではなく「デジタル名刺」が注目を集めています。
デジタル名刺の導入により、名刺管理の手間や紛失のリスクを減らすだけでなく、自己アピールや情報共有にも活用できるということをご存知でしょうか？
当記事では「デジタル名刺とは？」という基本的なところから、そのメリットや種類、活用方法について解説します。
ビジネスシーンでのコミュニケーションを円滑にして顧客と良好な関係を築くために、当記事を読んでデジタル名刺の魅力を知っていただければ幸いです。
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デジタル名刺とは？
デジタル名刺は、紙ベースの名刺をデータ化してオンライン上で活用できるものを指します。
従来は対面での名刺交換が主流でしたが、リモートワークの推進やコロナ禍の影響により、非対面での交換が求められるようになりました。
デジタル名刺には、スマートフォンやタブレットに表示されたQRコードを相手読み取ってもらう方法や名刺情報が入ったURLをアプリ内で管理するものがあります。
これらの方法により、オンラインでの商談や打ち合わせにおいても、簡単に名刺情報を交換可能です。
「オンライン名刺」「電子名刺」と呼ばれることもある。
デジタル名刺には、紙ベースの名刺にはない多くのメリットがあります。
例えば、名刺情報をデータ化することで、社内での共有やマーケティング活動に活用できます。
得られた情報を元に、顧客の嗜好やニーズを分析し、より柔軟で上質なサービス提供に繋げられるでしょう。
また、デジタル名刺は紙ベースの名刺に比べ、環境にやさしく、コスト削減にもつながります。
さらに、紙の名刺とは異なり、データ上で容易に管理できるため、名刺管理の効率化にも役立ちます。
デジタル名刺は、従来の紙ベースの名刺とは異なる新しい形態の名刺として、今後ますます注目を集めていくことでしょう。
デジタル名刺が注目される背景
デジタル名刺が注目される背景にはどのようなものか見ていきましょう。
リモートワークの普及
リモートワークに伴い、対面での名刺交換が難しくなったため、対面ではない状況でも簡単に情報を交換できるデジタル名刺が注目されるようになりました。
実際に、2021年の調査によると、日本の企業でリモートワークを導入している割合は、COVID-19の影響もあって51.9％に達しています。
（総務省：令和３年通信利用動向調査https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/220527_1.pdf）
リモートワークを行う企業では、デジタル名刺を導入することで名刺交換を簡単に行えるようになりました。
例えば、Zoomでバーチャル背景の画面に名刺情報を表示させることも可能です。
これに加え背景名刺作成用ツールを活用し、QRコードを表示させ、相手に読み取っていただけます。
今後も、リモートワークの増加に伴い、デジタル名刺の需要が高まっていくでしょう。
DX化の促進
企業や個人がビジネスを行う際に、デジタルツールを活用することで、業務効率の向上や顧客体験の向上を実現でき、デジタル名刺もその中の1つとして注目されています。
コロナ禍によってリモートワークが普及したことで、オンライン上で情報をやりとりする機会が増え、名刺交換にも変化が生じた為です。
デジタル名刺にはQRコードを使用する場合が多く、顧客はQRコードをスキャンするだけで名刺情報を取得できます。
例えば、展示会やセミナーなどで名刺交換をする際に、スマホでQRコードを読み取るだけで、相手の情報を簡単に取得可能です。
簡単に交換できるだけでなく、スマートフォンやパソコンでデータを管理できるため、業務の効率化にも繋がるでしょう。
デジタル名刺を活用するメリット
デジタル名刺を活用するにあたり、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
- 情報が簡単に編集可能
- 対面でもオンラインでも交換可能
- 社内での情報共有
- 印刷コストの削減
順番に説明していきます。
情報が簡単に編集可能
デジタル名刺は、情報の編集が簡単に行えるため、常に最新の情報を伝えられます。
従来の紙の名刺は、印刷した時の情報を伝えることになりますが、デジタル名刺はいつでも編集が可能です。
役職や部署の移動、担当業務の変更があった際に、簡単に情報を更新できます。
同様に営業の方が、新商品の内容を追記するなど、名刺の活用方法を広げることもできるでしょう。
対面でもオンラインでも交換可能
デジタル名刺は、対面でもオンラインでも交換が可能なため、様々なシチュエーションで活躍します。
デジタル名刺は、QRコードやスマートフォンのアプリを使用して交換ができるため、オンラインでのビジネスやリモートワークにも対応可能です。
対面でももちろん交換可能で、その際には紙の名刺を持ち歩く手間が省けます。
初めて会う相手、思ったより会議に参加する人が多い場面などに、「名刺をきらしてまして…」と言うことはなくなります。
また、会議の前などに名刺情報を送付することで自身のプロフィールを伝え、スムーズな会議の進行にもつながるでしょう。
メールを送信する際に名刺情報のURLを添付しておくことで、遠隔地にいる取引先とのビジネスでも交換がスムーズに行えます。
社内での情報共有
社員が紙の名刺を収集すると、紛失などで客先の連絡先などの情報が欠落することがあります。
しかし、デジタル名刺であれば、交換したリアルタイムで情報を共有、属人化を防ぐことが可能です。
名刺の情報を更新すると、社内の他の社員も同じ情報を共有できるため、情報が古くなることはありません。
また誰が取引先にアプローチしているのかもわかるので、同じ相手に接触してしまうミスを防ぐことも可能です。
デジタル名刺を導入し、社内で情報共有することで、ビジネスにおける課題解決や顧客との信頼関係の向上につなげられるでしょう。
印刷コストの削減
デジタル名刺は紙媒体の名刺とは異なり、情報の更新や修正が容易にできるため、印刷コストの削減に繋がります。
紙の名刺ですと、名刺に印刷された情報に変更があった場合、再度印刷しなければならず、その都度印刷コストがかかってしまいます。
一方、デジタル名刺はスマートフォンやタブレットなどのデバイスや、クラウドに保存されるため、情報の修正があった場合でも、簡単に編集して更新できるので、紙媒体の名刺に比べてコストが安いです。
また、デジタル名刺を利用することで、環境面にも配慮できます。
紙媒体の名刺は印刷物として紙資源を消費するため、廃棄された場合の環境負荷が大きいですが、デジタル名刺は紙を使用しないため、環境負荷を削減できます。
このように、デジタル名刺は印刷コストの削減や環境負荷の軽減などのメリットがあるため、ビジネスシーンでの利用が増えていくでしょう。
デジタル名刺を活用するデメリット
一方で、デジタル名刺特有のデメリットもいくつか存在します。
どのようなものがあるのか一緒に確認していきましょう。
- ネットワーク環境に左右される
- 紙の名刺ほど浸透していない
- 既存の社内ツールと連携できない可能性がある
順番に説明していきます。
ネットワーク環境に左右される
デジタル名刺がクラウド上に保存されている場合、ネットワークに接続された端末上で表示されるため、ネットワーク環境が整っていない場所では、デジタル名刺を交換できません。
また、ネットワーク環境が遅い場合、名刺を閲覧する際に読み込み時間がかかることがあります。
他にもデジタル名刺の閲覧には、スマートフォンやタブレットなどの機器が必要です。
機器を持っていても、対応していないOSやバージョンの場合、正常に閲覧できない可能性があります。
また名刺を交換する際には、充電があるかの確認もしておきましょう。
紙の名刺ほど浸透していない
デジタル名刺は、紙の名刺に比べてまだまだ一般的ではありません。
紙の名刺は、長年の間にビジネスの現場で浸透し、一定のマナーやルールも確立されているため、相手が紙の名刺を受け取ることに対して違和感を感じることはほとんどありません。
一方、デジタル名刺は比較的新しい技術であり、一般的なマナーやルールはまだ確立されていないです。
そのため、相手がデジタル名刺を受け取ることに対してまだ抵抗を感じるかもしれません。
既存の社内ツールと連携できない可能性がある
デジタル名刺を利用する場合、既存の社内ツールとの連携ができない場合があります。
例えば、CRMシステムなどで情報を管理している場合、情報をデジタル名刺やCRMシステムの双方で、反映できない場合があり、情報管理が煩雑になる場合があります。
また、デジタル名刺を利用する場合、デジタル名刺がまだ世の中には浸透しておらず、全員が持っているわけではありません。
そのため、デジタル名刺と紙の名刺を併用する必要がでてきてしまい、紙とデータとの管理で煩雑になる可能性もあります。
顧客のデータを一元管理することで、顧客の状況や行動履歴を把握し、よりターゲティングされたコミュニケーションが可能に。
デジタル名刺の種類
デジタル名刺には3つの種類があります。
- QRコード型
- アプリ型
- NFCカード型
順番に説明していきます。
QRコード型
QRコードを利用することで、たくさんの情報を四角のコードに記載でき、個人情報に加えて会社やメルマガの登録フォーム、ランディングページなどのURLをまとめて相手に情報を送ることが可能です。
LP（Landing Page）申し込みや問い合わせなどのアクションを誘導するために、商品・サービスの紹介を1ページほどでまとめたWebページのこと。
アプリ型
アプリ型デジタル名刺は、情報の管理がしやすく、細かい設定もできるため、ビジネスの場で多く利用されています。
アプリ型デジタル名刺には、さまざまな種類があり、代表的なものには、「Eight」「Sansan」「CamCard」など。
例えば、「Eight」は、スマートフォンアプリ上で名刺の管理、アプリ内で名刺を交換もでき、交換した名刺は自動的にアプリ内で整理されます。
さらに、「Sansan」では、OCR技術（Optical Character Recognition）を活用して名刺情報を自動で読み取り、アプリ上で管理することが可能です。
また、企業向けには、グループウェアやCRMシステムとの連携機能も提供されているものもあります。
企業などの組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェアのこと。
光学的文字認識、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術のこと。
NFCカード型
NFC（Near Field Communication）カード型デジタル名刺は、専用のカードを相手にタッチさせることで名刺情報を相手に共有できるタイプのデジタル名刺です。
SuicaやPASMOなどのようにタッチするだけで情報をやり取りできるのは非常に便利です。
近距離無線通信。非接触ICチップを使って、かざすだけで通信できる通信規格のこと。
デジタル名刺の活用方法
デジタル名刺のおすすめの活用方法を紹介します。
ビジネスシーンにおいても単純な交流のシーンにおいても、うまく活用すればより簡単かつ便利に自分を伝えられます。
デジタル名刺を活用した自己アピール
デジタル名刺に自己紹介文やポートフォリオなどを掲載することで、自分自身をより詳しくアピールできます。
自己紹介文には、自分自身の特徴や強みを簡潔にまとめた文章を掲載できます。
また、ポートフォリオには、自分がこれまでに手掛けたプロジェクトや実績を掲載可能です。
これらの内容を事前に相手に共有しておくことで、面識がない相手とのコミュニケーションをよりスムーズに進められ、より印象を強く残せられるでしょう。
オンライン会議の背景にデジタル名刺のQRコード
Zoomなどでバーチャル背景に名刺情報を表示させることも可能です。
これに加え背景名刺作成用ツールを活用し、QRコードの画像を表示させ、相手に読み取っていただき、どんな人物が発信しているのか、オンラインでは伝わりにくい人柄などをみてもらうこともできるでしょう。
▼リットリンク∞カードの特徴▼
①スマホにタッチするだけでリットリンク（人気のリンクまとめサービス）をスキャン
②何回でも使えるので、発注コストを抑えられる
③中身はいつでも何度でも変更できる
④オリジナルデザインでたったひとつのデジタル名刺が作れる
推し活でもビジネスの名刺交換でも、使い方は∞！
まとめ
デジタル名刺は、紙の名刺とは異なり、スマートフォンやタブレットに保存される名刺のことです。
デジタル名刺を活用することで、名刺交換時の手間や管理の負担を軽減できるほか、自己アピールや情報共有にも役立ちます。
デジタル名刺を活用する上で重要なポイントを以下に3つ示します。
- デジタル名刺で交換することで、管理や紛失のリスクを軽減可能
- デジタル名刺に、自己紹介文やポートフォリオを掲載し、コミュニケーションを円滑化
- メンバー間での情報共有をスムーズに行い、属人化の防止
一方で、相手によっては紙の名刺を好む場合があるため、相手の好みや状況に応じて、それぞれ使い分けることもまだまだ必要です。
デジタルと紙の名刺を使い分けることで、相手に応じたビジネスマナーを守りつつ、営業やマーケティングを効果的に行っていきましょう。
